Rodo w HR Od rekrutacji do rozwiązania umowy Poradnik dla działów personalnych z praktyczną dokumentacją

Poradnik dostarczy pracownikom działów personalnych wiedzy i narzędzi niezbędnych w codziennej pracy, pozwalających sprostać nowym wymaganiom w zakresie ochrony danych osobowych. Omówione zostały zatem typowe dla działów personalnych procesy przetwarzania danych osobowych, od rekrutacji do rozwiązania umowy o pracę. Czytelnicy znajdą tu wzorcową dokumentację spełniającą wymagania nowych regulacji. Poradnik zawiera także komentarz dotyczący współpracy pomiędzy organizacjami związkowymi a pracodawcami przy prowadzeniu dialogu społecznego oraz powstających na styku tej współpracy elementów przepływu danych osobowych.

Spis treści:

WSTĘP
        
Rozdział 1. PODSTAWOWE ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
        
1.1. Dane osobowe – co to takiego?
1.2. Na jakiej podstawie prawnej przetwarzane są dane osobowe pracowników?
1.2.1. Dane zwykłe
1.2.2. Dane szczególnych kategorii
1.3. Czym jest przetwarzanie danych osobowych?
1.4. Jakimi zasadami należy się kierować przy przetwarzaniu danych osobowych?
1.5. Kim są uczestnicy procesu przetwarzania? Administrator i współadministrator danych, podmiot przetwarzający, odbiorcy danych
1.6. Co to jest obowiązek informacyjny i kiedy należy go spełnić?
1.7. Jakie kary grożą za nieprzestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych?
        
Rozdział 2. PROCES REKRUTACJI
        
2.1. Jak spełnić obowiązek informacyjny w procesie rekrutacji?
2.2. Rekrutacja z wykorzystaniem portali społecznościowych – na co zwrócić uwagę, jak spełnić obowiązek informacyjny? Listy referencyjne
2.3.  Selekcja CV i listów motywacyjnych – jakie obowiązki należy wykonać, by były one zgodne z RODO? Kto może brać udział w postępowaniu
rekrutacyjnym?
2.4. Wykorzystywanie testów kompetencji, Assessment Center i inne techniki rekrutacji – jak poprawnie wykorzystać te metody?
2.5. Zaświadczenie o niekaralności. Kiedy pracodawca może o nie prosić?
2.6. Rekrutacja zewnętrzna – zasady współpracy z firmami zewnętrznymi i agencjami pracy tymczasowej. Jak prawidłowo zatrudnić kandydata z polecenia?
2.7. Przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy w grupie kapitałowej. Przykładowe obowiązki informacyjne
2.8. Rozmowa kwalifikacyjna a poprawność przetwarzania danych osobowych
2.9. Jak długo można przechowywać aplikacje kandydatów do pracy?
        
Rozdział 3. ZATRUDNIENIE
        
3.1. Dokumentacja kadrowo-płacowa zgodna z RODO
3.2. Przetwarzanie danych szczególnych kategorii. Czy pracodawca ma prawo żądać od pracownika poświadczenia jego obecności w pracy przy użyciu czytnika linii papilarnych?
3.3. Imię i nazwisko oraz wizerunek pracownika – zasady przetwarzania, w tym udostępniania przez pracodawcę
3.4. Dokumentacja BHP i medycyna pracy – na co zwrócić uwagę?
3.5. Monitoring w miejscu pracy, kontrola służbowej poczty elektronicznej
3.6. ZFŚS – praktyczne omówienie zasady adekwatności i czasowości
3.7. Zatrudnienie cudzoziemca – zasady ustalania centrum interesów życiowych
3.8. Przetwarzanie danych osobowych przez firmy zewnętrzne, różnice pomiędzy udostępnieniem a powierzeniem danych osobowych pracowników
3.9. Kary, nagany i upomnienia a ochrona danych osobowych i prawo do zachowania godności pracownika. Badanie alkomatem oraz podejrzenie o zażyciu substancji psychoaktywnych. Na co zwrócić uwagę, o czym poinformować pracownika?
3.10. Zajęcia komornicze a zakres przekazanych danych osobowych. Co się zmienia na gruncie RODO, a także opinia byłego GIODO
3.11. Oceny pracownicze – na co zwrócić uwagę?
3.12. Inne formy zatrudnienia a zakres i podstawa ich przetwarzania przez podmiot zatrudniający
3.13. Szacowanie ryzyka danych osobowych i ocena skutków przetwarzania. Zabezpieczenia techniczne i organizacyjne działów personalnych. Na co zwrócić uwagę?
3.14. Transgraniczne przetwarzanie danych

Rozdział 4. KIEDY NALEŻY WYZNACZYĆ INSPEKTORA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH? JAKIE SĄ JEGO ZADANIA W DZIALE KADROWO-PŁACOWYM?
        
Rozdział 5. WYPOWIEDZENIE I ARCHIWIZOWANIE DOKUMENTÓW PRACOWNICZYCH
        
5.1. Zasada poufności a wypowiedzenie umowy o pracę
5.2. Co zrobić z danymi osobowymi zwolnionego pracownika? Jak zabezpieczyć telefon, pocztę, fotografię, wizytówki?
5.3. Nowe zasady archiwizacji dokumentów od stycznia 2019 roku
        
Rozdział 6. PRZETWARZANIE DANYCH DOTYCZĄCYCH PRZYNALEŻNOŚCI ZWIĄZKOWEJ
        
6.1. Odprowadzanie składek członkowskich – lista szczególnie chroniona
6.2. Czy pracodawca jest podmiotem przetwarzającym wobec związku?
6.3. Czy związek zawodowy powinien uczestniczyć w procesie oceny skutków?
6.4. Monitoring zakładu pracy a realizacja obowiązku zapewnienia pomieszczenia na działalność związkową
6.5. Związek zawodowy a ZFŚS
6.6. IOD w związku zawodowym
        
Rozdział 7. PRAKTYCZNE DOKUMENTY
        
7.1. Opis procesów kadrowo-płacowych w rejestrze czynności przetwarzania – przykładowy rejestr
7.2. Przykładowy rejestr kategorii czynności przetwarzania danych osobowych, np. w przypadku współpracy z agencją pracy
7.3. Rejestr incydentów + Wzór zgłoszenia incydentu do Urzędu Ochrony Danych Osobowy
7.4. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla pracowników
7.5. Wnioski w sprawie realizacji praw pracowników zgodne z RODO
        
ZAKOŃCZENIE
O AUTORACH
BIBLIOGRAFIA