Rodo w HR Od rekrutacji do rozwiązania umowy Poradnik dla działów personalnych z praktyczną dokumentacją Wydanie 2

Poradnik dostarczy pracownikom działów personalnych wiedzy i narzędzi niezbędnych w codziennej pracy, pozwalających sprostać wymaganiom w zakresie ochrony danych osobowych. Omówione zostały zatem typowe dla działów personalnych procesy przetwarzania danych osobowych, od rekrutacji do rozwiązania umowy o pracę. Czytelnicy znajdą tu aktualną, zgodną ze stanem prawnym na rok 2022, wzorcową dokumentację spełniającą wymagania regulacji. Poradnik zawiera także komentarz dotyczący współpracy pomiędzy organizacjami związkowymi a pracodawcami przy prowadzeniu dialogu społecznego oraz powstających na styku tej współpracy elementów przepływu danych osobowych.

Spis treści:

Wstęp

Rozdział 1. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH W PROCESIE REKRUTACJI
Damian Dziuba

1.1. Zbieranie danych osobowych kandydatów do pracy
1.2. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy
1.3. Zgoda jako jedna z podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy. Kiedy jest ona niezbędna?
1.4. Jak przetwarzać dane osobowe kandydatów do pracy pozyskane z zewnętrznych źródeł?
1.5. Dane osobowe kandydatów do pracy pozyskane niebezpośrednio od nich samych. Programy poleceń pracowniczych
1.6. Rozmowa o pracę – na co zwrócić uwagę?  
1.7. Zakończenie procesu rekrutacji. Co dalej z danymi kandydatów?
1.8. Rejestr czynności przetwarzania danych dla procesu rekrutacji
1.9. Czym jest zasada rozliczalności? Jak wywiązać się z tej zasady w procesie rekrutacji?

Rozdział 2. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH W STOSUNKACH PRACY ORAZ STOSUNKACH CYWILNOPRAWNYCH
Magdalena Wolańska, Damian Dziuba

2.1. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych pracowników
2.1.1. Zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO
2.1.2. Umowa – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO
2.1.3. Obowiązki prawne spoczywające na administratorze – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO
2.1.4. Ochrona żywotnych interesów – art. 6 ust. 1 lit. d) RODO
2.1.5. Interes publiczny – art. 6 ust. 1 lit. e) RODO
2.1.6. Prawnie uzasadniony interes administratora – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO
2.2. Obowiązek informacyjny wobec pracownika
2.3. Przetwarzanie danych osobowych w dokumentacji kadrowo-płacowej zgodnie z zasadami RODO
2.3.1. Kwestionariusz osobowy pracownika
2.3.2. Dokumenty zebrane w trakcie zatrudnienia
2.3.3. Dowody usprawiedliwiające nieobecności pracownika w pracy
2.4. Przetwarzanie danych szczególnych kategorii
2.5. Imię i nazwisko oraz wizerunek pracownika – zasady przetwarzania, w tym udostępniania, przez pracodawcę
2.6. Medycyna pracy i wymagania w zakresie BHP – na co zwrócić uwagę?
2.7. Monitoring w miejscu pracy, kontrola służbowej poczty elektronicznej
2.8. ZFŚS – przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyznania świadczeń
2.9. Kary, nagany i upomnienia a ochrona danych osobowych i prawo do zachowania godności pracownika
2.10. Zajęcia komornicze a zakres przekazanych danych osobowych. Co się zmienia na gruncie RODO, a także opinia byłego GIODO
2.11. Oceny okresowe − na co zwrócić uwagę, oceniając pracownika?
2.12. Jak prawidłowo przetwarzać dane osobowe cudzoziemców?
2.13. Zakończenie umowy. Co dalej z danymi osobowymi pracowników?
2.14. Rejestry czynności przetwarzania danych w procesach kadrowo-płacowych. Rejestr kategorii czynności przetwarzania powierzonych danych osobowych
2.15. Dowody przestrzegania zasady rozliczalności w procesie zatrudnienia i po zakończeniu stosunku pracy
2.16. Umowy cywilnoprawne, samozatrudnienie, świadczenie usług
2.17. Stażyści skierowani przez Urząd Pracy
2.18. Pracownicy/zleceniobiorcy tymczasowi

Rozdział 3. PRZETWARZANIE DANYCH DOTYCZĄCYCH PRZYNALEŻNOŚCI ZWIĄZKOWEJ
Justyna Przybylska

3.1. Odprowadzanie składek członkowskich − lista szczególnie chroniona
3.2. Czy pracodawca jest podmiotem przetwarzającym wobec związku?
3.3. Czy związek zawodowy powinien uczestniczyć w procesie oceny skutków?
3.4. Monitoring zakładu pracy a realizacja obowiązku zapewnienia pomieszczenia na działalność związkową
3.5. Związek zawodowy a ZFŚS
3.6. IOD w związku zawodowym

Rozdział 4. DOKUMENTACJA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH W RELACJI KANDYDAT DO PRACY – PRZYSZŁY PRACODAWCA, PRACOWNIK – PRACODAWCA
Magdalena Wolańska, Damian Dziuba

4.1. Szacowanie ryzyka ochrony danych osobowych
4.2. Przeprowadzenie testów równowagi
4.3. IOD w organizacji
4.4. Prawa osób fizycznych, których dane dotyczą
4.5. Zasady wyboru podmiotów przetwarzających
4.6. Zasady prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych oraz rejestru kategorii czynności wraz z wywiązywaniem się z domyślnej ochrony danych osobowych − wzór instrukcji
4.7. Praca zdalna – zasady bezpiecznego przetwarzania danych osobowych

O Autorach
Bibliografia